Digitale Zeiterfassung auf dem Bauhof

Vor gut 25 Jahren fing Friedhelm Storks als Quereinsteiger aus der Privatwirtschaft als Bauhofleiter im Bauhof der münsterländischen Stadt Velen an, und ihm wurde schnell klar, dass die Zettelwirtschaft seines Vorgängers nichts für ihn ist.

Für die Leistungs- und Stundenerfassung arbeitete der Bauhofleiter fast von Beginn an mit Excel-Tabellen „Ich habe mir in Excel quasi ein kleines Programm selbst gebaut und habe damit dokumentiert, welche Leistungen der Bauhof wann für wen erbracht hat“, berichtet Friedhelm Storks und sagt weiter: „Dank des damaligen Programms Moove von Geo-Datenservice konnte ich dann über die Jahre auch schon Bankstandorte, Wallhecken, Grünflächen etc. mit leichten Mitteln erfassen, die wir bis heute im System haben.“

2015 stand das Gemeindeprüfungsamt vor der Tür und damit auch das Ende seiner Excel-Tabellen. „Die fanden das grundsätzlich gut und praktisch. Aber sie konnten die Excel-Listen nicht für ihr Kontrollprogramm nutzen, und schlussendlich schnitten wir nicht gut ab“, erzählt der Bauhofleiter über die Gründe, warum dann 2017 die Bauhof-Software Infoma eingeführt wurde. Der Tipp kam aus der stadteigenen EDV-Abteilung, die das Programm bereits in der Kämmerei betreute. Dafür sprach, dass Schnittstellenproblematiken zum Rathaus so vermieden werden. Dagegen sprach für Friedhelm Storks, dass er eigentlich lieber ein „schmaleres“ Programm gehabt hätte: „Ich war dann aber doch sehr schnell von Infoma überzeugt. Ein großer Vorteil gegenüber manch anderem Programm ist z.B., dass ich die Daueraufträge, Einzelaufträge, Leistungsart und Produkte im Programm selbst nach Bedarf anlegen kann und keine Unterstützung dadurch benötige. Der Leistungskatalog ist übersichtlich und nicht so aufgebläht wie bei manch anderem ‚großen‘ Bauhofprogramm“.

Verantwortung, Vertrauen und Kontrolle

Nach einem Testlauf mit zwei Mitarbeitenden wurden die komplette Belegschaft mit Tablets ausgestattet. Auf diesem bekommt jeder Mitarbeitende seine Arbeitsaufträge, dokumentiert die von ihm getätigten Leistungen mit Zeitangabe sowie Anfang und Ende des Arbeitstages sowie die Pausenzeiten. „Das Programm ist sehr übersichtlich gestaltet und das Auswählen von Aufträgen und Produkten geht für die Mitarbeiter sehr einfach und schnell. Jeder Einzelne kann sich auch die Ansicht auf seinem Tablet individuell anpassen, zum Beispiel die von ihm größtenteils getätigten Daueraufträge als Favoriten ablegen. So muss nicht jedes Mal eine Reihe an anderen Aufträgen durchgeklickt werden. Das verringert auch die Fehlerquote“, erklärt Friedhelm Storks. Beim Eintragen der erbrachten Leistungen dokumentieren die Mitarbeitenden unter anderem auch, wie viele der getätigten Stunden eine Erschwerniszulage benötigen, was wichtig für die Entlohnung nach TVÖD ist. Dies verlange Vertrauen vom Chef und Eigenverantwortung von der Belegschaft: „Ich kann es am Abend sowieso nicht nachvollziehen, und mein Team ist selbst dafür verantwortlich, es einzutragen.“.

Synchronisiert werden die Daten über W-Lan. Dies geschieht entweder im Bauhof, wo W-Lan verfügbar ist, oder im Ort an zwei verschiedenen Rathaus-Standorten. „Dahin fahren die Mitarbeitenden dann kurz mit dem Auto und synchronisieren, d.h. sie schicken ihre Daten ab und bekommen u.U. neue Einzelaufträge von mir“, erklärt Friedhelm Storks die Vorgehensweise.

Bedenken der Mitarbeitenden habe es bei der Einführung nur wenige gegeben, und auch der Betriebsrat habe nicht interveniert. Das System sei Datenschutz-komform, so könne der einzelne Mitarbeitende zum Beispiel auch immer nur seine eigenen Aufträge sehen und habe keinen Einblick in die Stundenaufzeichnung der Kollegen. Er als Bauhofleiter bekomme aber automatisch einen Überblick über die Stundenlage der Belegschaft.

Eine Verwaltungskraft wird eingespart

In einer Kontrollübersicht können die Bauhof-Mitarbeitenden vor Dienstschluss die getätigten Eintragungen nochmal überprüfen und dann „den Tag schließen“. Friedhelm Storks Aufgabe ist es dann, ebenfalls nochmal kurz über die Tagesauswertung zu schauen und die gebuchten Leistungen zu kontrollieren. „Gleichzeitig gucke ich dann auch nochmal über die Stundenaufzeichnung meines Teams und kann gegebenenfalls nochmal nachfragen und verbessern, falls es eine Fehlzeit oder dergleichen gibt“, sagt er. Im Anschluss geht das Ganze dann per Mausklick an die Lohnbuchhaltung der Stadt. „Das ist eine ganz einfache und effiziente Lösung, ich möchte es nicht mehr anders haben“, meint er und merkt an, dass es immer noch Kommunen gibt, in denen eine Person nur mit der Digitalisierung von handgeschrieben Stundenzetteln und dem Eintragen von Zulagen etc. beschäftigt ist und fügt hinzu „Ich mache für meine 16 Mitarbeitenden die Arbeitsvor- und -nachbereitung komplett alleine.“

Seit 2021 wird im Bauhof Velen auch mit dem verbesserten Verfügbarkeitsplan von Infoma gearbeitet. „Hier trage ich zu Anfang des Jahres ein, welche Veranstaltungen wann und wo anliegen und kann diese oder auch immer wiederkehrende Daueraufträge (z.B. jeden Freitag Papierkorb leeren) dann direkt einzelnen Personen oder einer Gruppe von Personen zuordnen. So kann ich auf einen Blick in der Übersicht sehen, wann ich welche personellen Ressourcen habe und ob ich noch einen Auftrag vom Rathaus annehmen kann oder nicht.“

Mirja Schmatzler, Redaktion KommunalTechnik